TEMPO.CO, Jakarta - Bagi Anda yang suka berbelanja online, pastinya sudah tidak asing dengan istilah invoice. Invoice adalah salah satu bukti transaksi bisnis yang sah yang memuat informasi mengenai produk hingga rincian harganya.
Invoice juga digunakan sebagai dokumen faktur komersial yang perusahaan atau pebisnis butuhkan.
Agar lebih jelas, berikut ini penjelasan mengenai apa itu invoice, fungsi invoice, cara membuat dan jenis-jenis invoice yang berlaku sebagai bukti pembayaran.
Mengenal Apa Itu Invoice
Invoice adalah dokumen bisnis yang berisikan tentang deskripsi barang yang dibeli pembeli seperti nama produk atau jasa, kuantitas produk, harga produk hingga perincian alamat bila konsumen minta produk tersebut dikirimkan.
Invoice juga bisa diartikan sebagai dokumen untuk menagih utang yang akan diberikan kepada pihak yang berutang.
Invoice juga bisa diartikan sebagai salah satu alat bukti pembayaran yang sah yang dijadikan sebagai alat transaksi pembelian produk tertentu.
Idealnya invoice terdiri dari 3 rangkap yakni satu lembar yang akan dipegang oleh pembeli, satu lembar dipegang oleh penjual sebagai arsip dan satu lembar lainnya menjadi alat bukti pembayaran dalam pembuatan laporan keuangan bisnis.
Secara garis besar, tujuan invoice adalah menjadi bukti telah terjadi transaksi, menjadi bukti keluar-masuknya produk dan pemesanan, mendukung data laporan keuangan bisnis perusahaan, hingga menjadi bukti pajak saat melakukan lapor pajak.
Fungsi Invoice
Adapun secara terperinci fungsi invoice antara lain sebagai berikut:
- Bukti transaksi, dokumen formal untuk membuktikan terjadinya transaksi jual beli
- Rekam jejak keuangan, dokumen pendukung untuk menelusuri arus pemasukan dan pengeluaran keuangan dan produk
- Pemenuhan kewajiban pajak, dokumen pendukung sebagai dokumen verifikasi pendapatan dan pengeluaran saat melakukan kewajiban pajak
- Dokumentasi pendukung untuk audit yang dilakukan pihak internal maupun eksternal
- Mengontrol aliran kas keuangan bisnis sehingga perusahaan mengetahui bagaimana arus kasnya
- Sebagai alat komunikasi antara penjual dan pembelian
- Pencegahan penipuan, menekan potensi penipuan karena di dalam invoice telah tertulis deskripsi lengkap produk sehingga dapat menjadi bukti bila terjadi kesalahpahaman
- Dokumen pendukung utang piutang
Cara Membuat Invoice
Melihat peran invoice yang cukup vital, sebagai pemilik bisnis atau perusahaan Anda perlu mempersiapkan template invoice terbaik yang akan perusahaan gunakan sebagai alat bukti pembayaran dan transaksi keuangan bisnis.
Cara membuat invoice pembayaran adalah dengan melalui 3 metode atau cara, antara lain:
- Membuat dan menerbitkan invoice berdasarkan format perusahaan sendiri
- Melihat perbandingan dan contoh invoice pembayaran yang bisa Anda temukan di internet
- Mempercayakan format invoice perusahaan melalui aplikasi khusus
Ada informasi-informasi pokok yang akan selalu ada pada dokumen invoice. Format-format yang dimaksud antara lain sebagai berikut:
- Nama dan nomor invoice
- Nama dan informasi tentang pembeli
- Nama dan informasi tentang perusahaan atau penjual
- Informasi waktu transaksi, misalnya tanggal transaksi, tanggal pembuatan invoice, hingga tanggal pengiriman produk bila diperlukan
- Informasi tentang metode pembayaran, waktu pembayaran, rincian harga, rincian diskon bila ada hingga denda bila ada
- Informasi tentang deskripsi produk
- Kuantitas produk yang dibeli pembeli
Demikianlah informasi tentang pengertian invoice adalah dan cara membuatnya. Semoga berhasil!
HERZANINDYA MAULIANTI
Pilihan Editor: Mengenal Apa Itu Digital Marketing dan Manfaatnya untuk Bisnis
