Arti PO, Fungsi, dan Manfaatnya dalam Bisnis

TEMPO.CO, Jakarta - Dalam dunia bisnis dan perdagangan, istilah PO tentu sudah tidak asing lagi, bahkan menjadi elemen kunci yang memfasilitasi transaksi antara penjual dan pembeli. Apa sebenarnya arti PO? 

PO adalah singkatan dari Purchase Order yang merujuk pada detail lengkap mengenai barang atau jasa yang akan dibeli, seperti jumlah, deskripsi produk atau jasa, harga, syarat pembayaran, tanggal pengiriman, dan ketentuan lain yang relevan.

Artikel ini akan menjelaskan tentang Purchase Order (PO), mencakup pengertian, fungsi, serta manfaat yang dapat diperoleh melalui penerapannya. 

Arti PO atau Purchase Order 

Purchase Order (PO), juga disebut sebagai "pesanan pembelian", adalah dokumen bisnis yang berisi informasi rinci tentang barang atau jasa yang akan dibeli.

Dalam transaksi bisnis, purchase order digunakan untuk memberikan informasi seperti jumlah barang atau jasa yang diperlukan, harga, tanggal pengiriman, syarat pembayaran, dan ketentuan lainnya.

Untuk mengelola pembelian bisnis, purchase order harus jelas dan lengkap. Tujuannya untuk mencegah kekacauan atau masalah di kemudian hari, mengikat perjanjian antara pembeli dan pemasok, dan memastikan bahwa barang atau jasa yang dipesan sesuai dengan harapan. 

Ini juga merupakan alat penting untuk mengelola keuangan perusahaan dan mengontrol biaya. Berikut ini adalah informasi umum yang termasuk dalam sebuah purchase order:

1. Nomor pembelian: setiap pembelian diidentifikasi dengan nomor unik, yang membantu dalam pengawasan dan pengarsipan.
2. Tanggal pembuatan: tanggal ketika pemesanan dibuat. Ini menunjukkan berapa lama pemesanan berlangsung.
3. Informasi tentang pihak pembeli: termasuk nama perusahaan atau organisasi pembeli, alamat bisnis atau alamat pengiriman barang atau jasa, dan kontak pembeli, termasuk nama, nomor telepon, dan alamat surel.
4. Informasi pihak pemasok: termasuk nama perusahaan atau organisasi pemasok; alamat pemasok; dan kontak, termasuk nama, nomor, dan alamat surel.
5. Deskripsi barang atau jasa: deskripsi terperinci dari barang atau jasa yang dipesan, yang mencakup merek, model, spesifikasi teknis, dan jumlah yang diperlukan.
6. Kuantitas: didefinisikan sebagai jumlah barang atau jasa yang diminta.
7. Harga dan biaya total: terdiri dari harga per unit (jika berlaku), biaya total yang harus dibayar, dan informasi tentang mata uang yang digunakan.
8. Tanggal pengiriman: didefinisikan sebagai hari atau tanggal di mana barang atau jasa diharapkan tiba atau diberikan kepada pembeli.
9. Ketentuan pembayaran: seperti waktu pembayaran (tanggal jatuh tempo), metode pembayaran (seperti transfer bank, cek, kartu kredit), dan informasi perbankan jika diperlukan
10. Syarat dan ketentuan: ketentuan yang berkaitan dengan transaksi termasuk persyaratan untuk pengembalian barang, garansi, dan tanggung jawab pihak-pihak yang terlibat.
11. Instruksi pengiriman: jika ada instruksi khusus tentang pengiriman, seperti arahan untuk pengemasan atau metode pengiriman yang harus digunakan.
12. Nama, tanda tangan, dan stempel: permintaan pembelian harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang dari pembeli, dan biasanya ditempeli dengan stempel perusahaan.
13. Lampiran: permintaan pembelian dapat menyertakan lampiran seperti spesifikasi teknis tambahan, foto, atau dokumen kontrak yang relevan.
14. Referensi: informasi referensi yang dapat membantu Anda memantau dan mencocokkan pembelian item atau jasa dengan penerimaannya.

Fungsi Purchase Order

Berikut ini beberapa fungsi purchase order dalam sebuah bisnis: 

1. Sebagai bukti bahwa pembeli memesan barang tersebut dan penjual berkomitmen untuk menerimanya
2. Mencegah kesalahan dalam jumlah barang yang dipesan dan spesifikasi produk.
3. Menghindari kesalahan harga saat membeli barang agar harga tidak berubah saat penjual menagihnya.
4. Mengingatkan penjual untuk menyediakan barang sesuai pesanan dan tepat waktu.
5. Membantu melacak pesanan yang masuk, yang membuat pengiriman dan inventaris lebih mudah
6. Sebagai bukti hukum dan membantu mencegah perselisihan transaksi berikutnya.
7. Membantu departemen keuangan menyiapkan anggaran, jadi mereka lebih siap untuk membayar faktur saat jatuh tempo.
8. Memverifikasi kepada auditor, bank (kreditur), dan lembaga perpajakan bahwa bisnis Anda menjalankan proses transaksi bisnis dengan benar.

Manfaat Purchase Order

1. Mencegah Pesanan Rangkap/Berulang

Bisnis mendapatkan banyak keuntungan dari purchase order atau PO. Menurut orporatefinanceinstitute.com, manfaat utama dari PO adalah untuk membantu mencegah pesanan rangkap. 

Ketika sebuah perusahaan memilih untuk memperluas operasinya, PO dapat membantu melacak apa yang telah dipesan dan dari siapa.

Selain itu, saat pembeli memesan barang serupa, akan sulit untuk mencocokkan faktur karena pesanan pembeli berfungsi sebagai cek untuk tagihan yang harus dibayar.

2. Mencatat Pesanan Masuk

Selain itu, PO membantu melacak pesanan yang masuk, dan sistem pembelian yang terorganisir dapat mempermudah pengiriman dan inventaris.

3. Bertindak sebagai Dokumen Hukum

PO berfungsi sebagai dokumen hukum untuk mencegah perselisihan terkait transaksi di masa mendatang.

Itulah pembahasan mengenai purchase order atau PO. Mulai dari pengertian, fungsi, hingga manfaatnya. Semoga bermanfaat.

RISMA KHOLIQ

Pilihan Editor: QRIS Kini Bisa Digunakan di Singapura, Gubernur BI: Pembayaran Antarnegara Lebih Cepat, Murah..