TEMPO.CO, Jakarta - Direktur Utama PT Perusahaan Listrik Negara (Persero) atau PLN, Darmawan Prasodjo, menyatakan manajemen arsip digital telah dilakukan oleh pihaknya selama empat tahun belakangan ini. Dalam kurun waktu tersebut, ia mengklaim PLN telah menggenjot prosentase sertifikat kepemilikan lahan dari 28 persen menjadi 80 persen.

Ia menjelaskan, digitalisasi arsip adalah salah satu bentuk transformasi PLN dalam menghadapi era disrupsi digital. Hal ini juga untuk mendukung langkah perusahaannya agar dapat masuk ke dalam daftar Global Fortune 500.

Transformasi digital juga diharapkan dapat membuat proses bisnis PLN lebih cepat, efisien, responsif dan siap menghadapi tantangan masa depan. "Tata kelola baru di mana digital platform menjadi fondasi utama agar bisnis proses kita yang tadinya berbelit, manual, lambat ini diubah menjadi sangat trengginas," ucap Darmawan dalam keterangan tertulis yang diterima pada Sabtu, 2 November 2024.

Menurut Darmawan, transformasi digital juga akan menjadi solusi terhadap berbagai masalah yang dihadapi perseroan. Masalah itu di antaranya berupa kerusakan arsip akibat kondisi lingkungan yang tidak mendukung.

“Salah satu terobosan besar dalam transformasi ini adalah membangun platform digital yang mencakup seluruh unit di PLN. Ini tidak hanya sekadar pengembangan perangkat lunak, tetapi juga mencakup perubahan proses bisnis, tata kelola, dan keterampilan teknis. Setiap dokumen penting kini otomatis didigitalisasi dan disimpan dalam sistem terintegrasi,” tutur Darmawan.

Sementara itu, Executive Vice President General Affairs and Property Assets PLN, Arsyadany G. Akmalaputri, mengatakan, pihaknya telah merumuskan berbagai strategi jangka panjang, serta peta jalan selama lima tahun ke depan untuk manajemen arsip. Menurut dia, program Gerakan Tertib Arsip (GEMAR) merupakan simbol komitmen perusahaannya dalam membangun tata kelola arsip yang modern dan profesional.

Peluncuran aplikasi New E-Arsip oleh PLN didukung dengan teknologi canggih berbasis artificial intelligence atau AI, serta optical character recognition (OCR) akan diarahkan untuk mengotomatiskan proses pengelolaan dokumen. Selain itu, PLN telah menerapkan digital signature yang telah digunakan dalam tingkat Board of Directors (BOD) satu dan BOD dua, yang terintegrasi dalam Aplikasi Manajemen Surat (AMS).

“Transformasi ini tidak hanya mengubah cara kami bekerja, tetapi juga memberikan manfaat nyata, seperti peningkatan produktivitas hingga 30 persen melalui otomasi administratif dan penyelarasan proses bisnis. Waktu pemrosesan dan tinjauan dokumen juga berkurang hingga 80 persen,” tutur Arsyadany.

Dia mengatakan, bahwa transformasi itu juga untuk meningkatkan akurasi dan konsistensi dokumen hingga 50 persen, serta mengurangi biaya penyimpanan sebesar 80 persen. Arsyadany berujar, PLN telah menargetkan pengurangan ruang arsip sebesar 20 persen, dengan potensi penghematan Rp 3,65 miliar dan potensi penciptaan nilai lebih dari Rp180 miliar dalam lima tahun ke depan.

“Strategi besar penerapan sistem ini akan dilaksanakan secara bertahap, dan pada tahun 2027, kami menargetkan penyempurnaan serta integrasi penuh E-Arsip di seluruh grup PLN. Kami berkomitmen untuk terus beradaptasi dan berinovasi, tidak hanya untuk memenuhi kebutuhan saat ini, tetapi juga untuk menghadapi tantangan masa depan,” ucap dia.

Kepala Arsip Nasional RI (ANRI), Imam Gunarto, mengapresiasi apresiasi komitmen PLN dalam menjaga ketertiban arsip dan melakukan transformasi pengelolaan secara digital itu. “PLN telah mencanangkan komitmen untuk tertib arsip dan transformasi. PLN sejak zaman dulu sudah menjadi perusahaan terdepan dalam pengelolaan arsip,” ujar Imam

Adapun dalam acara peresmian itu, PLN memberikan arsip statis kepada ANRI yang merupakan sejarah berdirinya perusahaan listrik negara. Imam menekankan, penyerahan arsip tersebut adalah momen penting yang memiliki dampak jangka panjang bagi bangsa Indonesia.

“Saya kira penyerahan hari ini merupakan momen bersejarah yang dampaknya tidak hanya untuk kepentingan PLN sekarang, tapi untuk kepentingan bangsa Indonesia di masa depan. Karena dari arsip yang diserahkan oleh PLN, maka jejak sejarah tentang PLN akan dibaca oleh generasi kita sepanjang masa,” tutur Imam.

Sementara itu, Kepala Badan Pemulihan Aset Kejaksaan Agung, Amir Yanto, mengatakan digitalisasi arsip sebagai langkah untuk mengamankan lebih dari 100 ribu aset PLN. Hal tersebut, kata dia, aset perusahaan listrik negara itu telah tersebar di seluruh Indonesia.

Dia berharap, adanya upaya digitalisasi arsip PLN sebagai salah satu cara untuk meningkatkan pengelolaan dan legalisasi aset. Hal tersebut, kata Amir, peningkatan upaya itu agar dapat dilakukan dengan lebih baik.

”Saat masih manual, sangat sulit atau mungkin ada bukti-bukti yang memang tidak lengkap,” ucap Amir dalam keterangan yang sama.

Piliihan Editor: Profil Charles Sitorus, Tersangka dalam Kasus Impor Gula bersama Tom Lembong