TEMPO.CO, Jakarta - Istilah workflow adalah konsep yang sangat penting dalam dunia bisnis dan manajemen. Kata workflow terdiri dari dua kata, yaitu work yang berarti pekerjaan atau tugas, dan flow yang berarti aliran atau pergerakan. Jadi, workflow dapat diartikan sebagai aliran atau pergerakan pekerjaan atau tugas dalam suatu proses bisnis.

Untuk mengetahui lebih rinci apa itu workflow, berikut adalah penjelasan mengenai workflow mulai dari pengertian, jenis, contoh hingga cara membuatnya.

Pengertian Workflow

Alur kerja atau workflow adalah serangkaian langkah atau aktivitas yang terorganisir secara logis untuk menyelesaikan suatu tugas atau mencapai suatu tujuan tertentu.

Dalam konteks bisnis, workflow mencakup alur kerja dari awal hingga akhir dalam suatu proses bisnis. Workflow dapat diterapkan dalam berbagai bidang, seperti manufaktur, layanan pelanggan, pemasaran, pengembangan perangkat lunak, dan banyak lagi.

Mengutip techtarget, workflow biasanya divisualisasikan menggunakan alat seperti diagram alur dan peta proses. Visualisasi workflow melalui diagram alur biasanya menggunakan simbol dan panah geometris sederhana. Sedangkan visualisasi workflow dengan peta proses juga terlihat serupa, namun dapat juga menyertakan informasi dukungan.

Jenis Workflow

Workflow dapat diklasifikasikan dengan berbagai cara, tergantung pada pendekatan yang digunakan. Secara dasar, terdapat dua jenis workflow, yaitu:

1. Workflow Sekuensial

Workflow sekuensial adalah serangkaian langkah yang berurutan untuk menyelesaikan suatu tugas.

Contohnya, proses persetujuan pinjaman mengikuti langkah-langkah berurutan, di mana setiap tahap diselesaikan sebelum tahap berikutnya dimulai. Jenis ini juga mencakup alur kerja berdasarkan aturan, di mana langkah-langkah berkembang berdasarkan aturan yang diaktifkan.

2. Workflow Paralel

Workflow parallel melibatkan penanganan beberapa langkah secara bersamaan untuk memajukan tugas ke tahap penyelesaian.

Contoh penggunaan alur kerja paralel adalah dalam orientasi karyawan, di mana berbagai tugas seperti pendaftaran asuransi kesehatan, izin keamanan, dan formulir setoran langsung dapat dilakukan secara bersamaan.

Contoh Workflow

Workflow diterapkan di segala lapisan departemen dan fungsi dalam suatu organisasi, mulai dari tahap pengembangan produk dan manajemen proyek hingga aktivitas administrasi di belakang layar dan layanan pelanggan di garis depan.

Tujuan utama workflow adalah memindahkan informasi atau data dari satu langkah ke langkah berikutnya.

Sebagai contoh, sebuah perusahaan bisa memanfaatkan workflow untuk menguraikan proses pembayaran tagihan listrik.

Proses ini mungkin mencakup langkah-langkah seperti menerima tagihan, meninjau isi tagihan, memberikan persetujuan pembayaran, dan mengalokasikan dana untuk pembayaran. Adapun contoh umum dari berbagai workflow meliputi:

• Persetujuan cuti berbayar karyawan.
• Proses penagihan dan pembuatan faktur.
• Orientasi pelanggan.
• Penanganan permintaan pelanggan.
• Orientasi karyawan baru.
• Evaluasi kinerja karyawan.
• Pelaksanaan pesanan penjualan.
• Proses perakitan produk.
• Pemenuhan pesanan penjualan.
• Pengelolaan tiket bantuan teknologi informasi.

Cara Membuat Workflow

Cara membuat workflow dengan teliti dan manajemen yang baik dapat meningkatkan efisiensi. Workflow yang dirancang dengan baik juga cenderung lebih tahan terhadap kesalahan dan memiliki kecenderungan untuk meningkat seiring berjalannya waktu. Berikut adalah cara membuat workflow.

• Identifikasi Poin Awal dan Akhir Proses: Tentukan titik awal dan akhir dari proses yang akan diatur dalam alur kerja.
• Buat Daftar atau Pemetaan Setiap Langkah: Rincikan setiap langkah yang diperlukan untuk berpindah dari titik awal ke titik akhir.
• Penilaian Urutan Tugas: Evaluasi apakah tugas-tugas tersebut harus dilakukan dalam urutan tertentu, dan jika demikian, dokumentasikan urutannya.
• Identifikasi Sumber Daya dan Peran: Tentukan dan dokumentasikan sumber daya dan peran dalam organisasi yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap langkah. Sertakan aturan alur kerja atau deskripsi proses bisnis yang relevan.
• Jalankan Alur Kerja: Terapkan alur kerja sesuai dengan rencana yang telah dibuat, dan amati prosesnya.

Manfaat Workflow

Manfaat yang diperoleh dari penggunaan workflow dapat bervariasi, tergantung pada perangkat yang digunakan untuk membuat dan mengelola workflow tersebut. Manfaat yang diberikan oleh workflow seringkali serupa dan mencakup aspek-aspek berikut:

1. Memberikan Transparansi

Workflow memberikan gambaran menyeluruh tentang semua operasi dan proses krusial dalam bisnis. Ini membuka transparansi yang dapat membantu memahami seluruh konteks operasional.

2. Fokus pada Tugas yang Penting

Dengan lebih banyak transparansi terhadap proses bisnis, para pemimpin dapat mengidentifikasi kegiatan yang benar-benar diperlukan. Hal ini membantu menghemat waktu dan sumber daya, serta menghilangkan kegiatan yang bersifat redundan.

3. Pengurangan Pengawasan Berlebihan

Tingkat pengawasan yang berlebihan atau manajemen mikro yang tidak perlu dapat memberatkan manajemen dan menyebabkan frustasi diantara karyawan.

Keberadaan alur kerja yang jelas memastikan bahwa setiap orang tahu tugas apa yang harus mereka selesaikan, siapa yang bertanggung jawab, dan kapan tugas tersebut harus diselesaikan.

4. Peluang Otomatisasi

Workflow dapat mengidentifikasi tindakan-tindakan sederhana dan berulang, seperti pengiriman pesan atau peringatan kepada karyawan dengan petunjuk untuk menyelesaikan tugas tertentu, yang dapat diotomatisasi. Otomatisasi ini menyederhanakan proses dan memungkinkan karyawan fokus pada kegiatan yang lebih produktif.

RIZKI DEWI AYU

Pilihan Editor: Lintasarta Paparkan Tren Automation 2023 untuk Efisiensi dan Percepatan Pertumbuhan Bisnis